Про совещания в компаниях ходят легенды и все они, обычно, имеют негативный окрас.

Как только не называют совещания: убийцы времени, чёрная дыра, пьеса одного актера, дуэль в красноречии и т.д.
Во многом такое отношение оправдано. Действительно совещания обычно длиннее, чем это требуется, участники говорят не по делу и забывают о договоренностях сразу, как только выходят за дверь переговорной.

Смысла в такого рода совещаниях нет!

Тем не менее есть и позитивный эффект, которого удаётся достичь, если организовать процесс эффективно.

В чем он заключается?

 Экономия времени

Если тема совещания относится сразу ко многим сотрудникам. Проще собрать всех один раз, нежели тратить в разы больше времени с каждым по отдельности.

Эффект синергии

2+2=5 Эффективность целого выше суммарной эффективности ее отдельных частей. В команде эффективность решений выше. Один человек не может принять столь же качественное решение, как это может сделать группа людей.

 Согласованность действий

Когда в процессе задействовано много сторон, то совещание — это общая площадка, где можно обговорить и увязать между собой важные моменты и очертить зоны отвественности.

 Командный дух

Совещание — это ещё одна возможность укрепить дух команды, объединить людей общими задачами, создать атмосферу взаимопомощи, сформировать общее видение, подчеркнуть ценность каждого игрока.

Итак, как же эффективно организовать совещание, чтобы оно приносило позитивный, а не негативный эффект?
Следуйете правилам, приведеннным ниже:

1.Четко определите задачи совещания

Совещание — это не повод для встречи, а площадка для проработки конкретных задач. Потратьте время на их формулирование и свяжите их с целями бизнеса.

2.Собирайте совещание только тогда,когда оно действительно необходимо

Задайте себе пару вопросов:
Действительно ли оправдано, что n-ое количество сотрудников потратит n-ое количество времени?

Во сколько обойдётся компании это время( из расчета стоимости часа каждого присутствующего)?

Могу ли я организовать процесс по другому: разослать информацию через электронную почту, обсудить по отдельности с каждым планируемую тему, принять решение сам?

Что будет эффективнее?

Ответив на эти вопросы, сделайте окончательный вывод о целесообразности организации встречи. Может быть она вовсе и не необходима.

3. Приглашайте на совещание только тех сотрудников, чьё присутствие действительно нужно

Один и тот же вопрос затрагивает сотрудников из разных подразделений. Но кого-то достаточно просто информировать, а кто-то будет ключевой фигурой в принятии решения. Приглашайте только ключевых фигур, остальных информируйте постфактум.

4. Количество участников должно быть ограничено. 

С возрастанием числа участников, снижается эффективность работы группы, это связано с коммуникационной перегрузкой. Оптимальное количество — не более 7-9 человек. Если есть необходимость в большим количестве присутствующих, организуйте совещание в два этапа, сделав разбивку на две группы.

5. Подготовьтесь к совещанию 

Составьте план совещания: какие вопросы идут в каком порядке, кто докладчик. Определите примерное время на каждый пункт. Разошлите этот план заранее участникам, по каждому вопросу дав комментарии и необходимые ссылки. У присутствующих будет возможность изучить детали заранее и вникнуть более глубоко в вопрос. Все это на выходе сделает обсуждение более эффективным и менее времязатратным. Делайте такую рассылку не менее чем за 3 дня, а не в последний момент. У участников должно быть время на подготовку.

6. Напишите правила проведения совещания( время, сроки,роли, правила поведения) 

Начните с прописывания самых простых вещей: периодичность встреч, состав участников.

Распределите роли. Они могут быть следующими:

Ведущий.
Кто будет непосредственно вести совещание. Это может быть одно и то же лицо. Или , например, как это было в моей компании, руководители по очереди менялись в этой роли. Это было сделано с целью отработки навыка проведения совещания, что очень хорошо работало на практике. В этом случае, составьте график очерёдности.

Протоколист
Кто будет вести и оформлять протокол совещания.

Контролёр времени
Кто будет следить за таймингом. Такой человек бывает очень полезным, т.к. это самая распространённый порок таких встреч. Это может быть отдельный сотрудник или ведущий может взять на себя такую функцию.

7. Не затягивайте совещание

Я знаю компании, где совещание может длится по 4-5 часов подряд. Как думаете, какова эффективность такого совещания? Нулевая. Один час — это промежуток, в течении которого участники способны оставаться сконцентрированными на процессе и быть действительно включёнными в деятельность. Далее продуктивность падает с нарастающей скоростью.
Если есть необходимость в более долгом обсуждении, то:
— делайте перерыв каждый час
— не превышайте в сумме 2-ух часов
— разбейте процесс на несколько дней

8.Протокол по итогам встречи обязателен

Зафиксируйте все ваши договоренности письменно в виде протокола встречи и обязательно разошлите всем участникам. Так вы избежите ситуации двойного или неправильного толкования и, в случае возникновения вопросов, всегда сможете сослаться на имеющийся документ.

9. Контролируйте выполнение договоренностей

Важно не только прийти к определенным договоренностям, но и реализовать их в жизнь. Определите ответственных и в начале следующего совещания обязательно уделите время на контроль хода исполнения задания. Так вы вовремя сможете скорректировать процесс и добиться поставленного результата в конце.

Резумируя все вышесказанное, можно в дополнении сказать, что навык проведения эффективного совещания приходит с опытом. На этом пути вы имеете полное право сделать свои собственные ошибки. Ведь ошибки — это самый ценный опыт, который дарит нам жизнь. Со временем вы поймёте, что лучше работает именно для вашей команды и раскроете весь потенциал продуктивности, заложенный в этом инструменте менеджмента. Если вам нужна помощь профессионального наставника, обращайтесь!

# коучинг # лайф коучинг # бизнес коучинг # карьерный коучинг # лайф коуч # бизнес коуч # карьерный коуч # карьерное консультирование # командный коучинг

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *